Da ich das Thema Robotic Process Automation (RPA) nun schon seit einigen Jahren hautnah bei Kunden in Finance und Risk erlebe und mit großem Interesse verfolge, möchte ich hier einmal von meinen Erfahrungen und Einschätzungen berichten. RPA ist sicherlich in den letzten Jahren zu einem großen Hypethema in vielen Branchen und vor allem im Banking-Bereich geworden – nicht zuletzt da die Assoziation von Robotern häufig dazu führt, dass Entscheider denken, nach einer Umstellung via RPA laufen alle Prozesse automatisch ab und es können massenhaft Mitarbeiter eingespart werden.
Ausgangspunkt für eine Prozessumstellung via RPA ist meist eine regelmäßig wiederkehrende Aufgabe, bei der viel Zeit für Datenbeschaffung und Datenaufbereitung aufgewendet werden muss und die eigentliche komplizierte Analysearbeit z. B. nur im Falle von auftretenden Abweichungen durchgeführt wird.
Diese Tätigkeit lässt sich gut durch Softwareroboter abbilden, die sich eigenständig in Systemen anmelden, periodische Datendownloads und -uploads durchführen, Daten zwischen Bestandssystemen, dem DWH und Excel-Anwendungen hin- und herkopieren und vieles mehr. Sofern ein menschlicher Benutzer in den Prozess eingreifen muss, kann dieser darüber bspw. per Mail unterrichtet werden.
Offensichtliche Vorteile von RPA liegen auf der Hand, z. B. die Einsparung wertvoller Ressourcen von Experten, die ihre Aufmerksamkeit auf die Lösung fachlicher Sachverhalte konzentrieren können, Vermeidung von Fehlern durch menschliche Eingriffe in Prozessen, Ablösung von ermüdenden und stupiden Aufgaben.
Die Ansätze zur Umstellung der Prozesse unterscheiden sich sehr stark in der Praxis. Es gibt einerseits die Umsetzung, die sich 1:1 am bestehenden Prozess orientiert und eigentlich nur die Bewegungen und Klicks des Mauszeigers nachprogrammiert, um den fachlichen Prozess durch den Softwareroboter durchführen zu lassen. Dabei werden weder die zugrundeliegenden Verarbeitungsprozesse angepasst noch irgendeine fachliche Logik analysiert, sondern nur umgesetzt, was der Benutzer sonst auch tun würde. Ich würde sagen, das ist die aller einfachste Art der Umsetzung mittels RPA.
Werden bei der Analyse des Business-Prozesses auch Potenziale zur Vereinfachung des bestehenden Prozesses evaluiert, evtl. sogar zur Zusammenlegung mehrerer gleichartiger Prozesse, handelt es sich nicht mehr nur um reine RPA-Programmierung sondern um eine vorausgehende Business-Analyse mit gleichzeitigem Redesign der Prozesse. Dadurch wird die Aufgabe der Umstellung komplexer und aufwändiger, aber auch der lieferbare Mehrwert der Umstellung steigt damit deutlich.
Ich frage mich dann, ob es bei der Umstellung bzw. dem Redesign nicht manchmal sinnvoller wäre, einen Prozess komplett auf die Datenbank zu heben und ein professionelles Reporting zu implementieren. Hierdurch lassen sich ganz andere Effizienzen realisieren, als mit einer Umsetzung auf Basis von RPA. Der Aufwand für die Analyse und Konzeption wächst dadurch natürlich nochmal – nicht zu vergessen, dass bei einer Umsetzung auf einmal ganz andere Bereiche involviert werden müssen. Es ist also doch immer eine Abwägung zwischen Kosten und Nutzen notwendig.
Die RPA-Technologie wird nun erst seit einigen Jahren intensiv in der Bankenbranche angewendet. Die Langzeitfolgen von RPA auf die Prozesslandkarte sind bisher noch gar nicht abschätzbar. Die ersten RPA-Prozesse sind in der Regel schnell umgesetzt. In den ersten Jahren von RPA liefen die Anwendungen sogar noch auf dem Desktop des Abteilungsleiters, um die Technik zu verproben. Hier wurde bereits viel professionalisiert in den letzten Jahren, mit eigenen Accounts für Roboter und eigenen Rollen- und Berechtigungsprofilen. Mittlerweile laufen RPA-Prozesse auf eigenen Servern oder in eigenen Umgebungen, wie es für einen sicheren Betrieb notwendig ist.
Doch beim Betrieb einer großen Anzahl von RPA-Lösungen im Unternehmen gibt es immer noch Verbesserungspotenziale:
Wie wird beispielsweise das Abhängigkeitsmanagement gelöst, d. h. welche Roboter müssen angefasst werden, sollte sich eine bestimmte Software im Unternehmen ändern?
Wer behält die Übersicht über den Status der einzelnen Roboter.
Was ist die Umgehungslösung, wenn Roboter einmal plötzlich ausfallen? Im Prinzip sollte man sich über Kontroll-Dashboards und vielleicht sogar RPA-Lösungen Gedanken machen, welche die Roboter kontrollieren und überwachen.
Für mich persönlich ist die lustigste Vorstellung für die Zukunft bzgl. RPA, dass durch den RPA-Hype ein ganz neues Berufsbild entstehen wird: das Berufsbild des RPA-Re-Engineers. Wenn irgendwann mal eine Vielzahl von fachlichen Prozessen auf Roboter umgestellt sind und das entsprechende Know-how dann gegebenenfalls auch irgendwann aus dem Unternehmen abwandert, gibt es evtl. niemanden mehr, der eigentlich weiß, was dieser Roboter genau fachlich tut. Dann muss der RPA-Re-Engineer aktiv werden und den Roboter Schritt für Schritt debuggen, um herauszufinden, was er genau tut und wie er es tut.
Das Thema RPA bleibt also spannend zu beobachten. Es ist definitiv innovativ, aber ist es auch eine Technologie, die uns länger begleiten wird oder ist es nur eine vorübergehende Erscheinung?
Beste Grüße
Michael Herbst
PS: Weitere Informationen zum Thema Risikomanagement finden Sie auch hier: ppi.de/banken/banksteuerung-und-risikomanagement/risikomanagement/
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